Marchés publics au Togo : répondre à un appel d’offres

Un ministère, une mairie ou une société d’État publie un appel d’offres dans votre secteur. Vous avez le savoir-faire, mais vous n’avez jamais soumissionné. Par où commencer ? Que faut-il fournir, combien faut-il avancer et quand serez-vous payé ?

Ce guide des marchés publics au Togo répond à ces questions, étape par étape. Il s’adresse aux PME, aux artisans, aux coopératives et aux entrepreneurs qui veulent vendre à l’État. Chaque chiffre renvoie à son article de loi, pour que vous puissiez le vérifier vous-même.

Une précision avant de commencer : chaque dossier d’appel d’offres fixe ses propres exigences. Ce guide vous donne les règles communes. Le dossier de l’autorité qui achète reste votre première référence.

Marchés publics au Togo : qui achète et quelles règles s’appliquent

D’abord, un marché public est un contrat écrit, conclu par une autorité publique avec une entreprise, pour des travaux, des fournitures ou des services, en échange d’un prix (article 1er de la loi n° 2021-033). Cette loi a remplacé celle de 2009. Le décret n° 2022-080/PR du 6 juillet 2022, appelé code des marchés publics, en fixe les détails.

Qui sont les acheteurs publics

La loi appelle l’acheteur « autorité contractante ». Il s’agit de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics administratifs, des entreprises publiques et de leurs associations (article 3). La loi vise aussi certaines personnes privées : celles qui achètent pour le compte de l’État, ou qui bénéficient de son financement ou de sa garantie.

En revanche, certains achats échappent à ces règles. Par exemple, les contrats de travail, l’achat et la location d’immeubles, les billets de transport des agents ou l’eau et l’électricité des administrations (article 3).

Les quatre acteurs à connaître

• La personne responsable des marchés publics : elle conduit la procédure dans chaque autorité contractante, avec une cellule de gestion des marchés (article 6). C’est à elle que vous adressez un premier recours.
• La direction nationale du contrôle de la commande publique : elle contrôle à l’avance les procédures au-dessus de certains montants (article 7).
• L’autorité de régulation de la commande publique (ARCOP) : elle règle les litiges, enquête et peut exclure une entreprise des marchés (article 8).
• L’autorité approbatrice : elle valide le marché signé. Elle doit être distincte de celle qui signe (article 20).

Les seuils : appel d’offres ou simple demande de prix ?

Ensuite, le montant du marché décide de la procédure. En principe, l’appel d’offres ouvert reste la règle (article 18 de la loi). Cependant, le décret n° 2018-171/PR du 22 novembre 2018, toujours visé par le code de 2022, fixe des seuils toutes taxes comprises :

Source : articles 3, 5 et 6 du décret n° 2018-171/PR. Le décret cite les agences et offices dans les deux lignes : vérifiez la procédure annoncée par l’avis.

À partir de 1 milliard de F pour des travaux, de 500 millions pour des fournitures ou des services et de 150 millions pour des prestations intellectuelles, l’avis paraît aussi au niveau de l’UEMOA (article 8 du même décret).

Trouver un appel d’offres et tenir les délais

Chaque année, chaque autorité contractante doit publier sur le portail des marchés publics son plan prévisionnel de passation (article 13 de la loi). Ce plan annonce les achats de l’année : lisez-le en janvier pour préparer vos dossiers à l’avance. Un marché absent de ce plan est nul, sauf urgence ou dérogation prévue par la loi.

Puis, chaque appel d’offres fait l’objet d’un avis publié sur le portail et au moins trois fois dans un journal de large diffusion (article 78 du décret). Sans publication, la procédure est nulle. Le délai court à partir de la première parution.

Les délais minimum pour déposer votre offre

Source : article 81 du décret n° 2022-080/PR, lu sur l’image du texte signé.

Une question sur le dossier d’un appel d’offres ? Posez-la par écrit au plus tard 10 jours ouvrables avant la date limite. L’autorité doit répondre sous 5 jours ouvrables, à vous et à tous ceux qui ont retiré le dossier (article 82 du décret). Si elle ne peut plus répondre à temps, elle doit reporter la date limite.

Pouvez-vous soumissionner ? Capacités, interdictions et pièces

Toute entreprise qui a les capacités techniques et financières du marché peut participer (article 16 de la loi). Le dossier d’appel d’offres précise les preuves demandées. Parmi elles, le décret cite notamment vos marchés similaires, votre matériel, votre personnel, votre calendrier et vos méthodes (article 37), ainsi que vos bilans ou votre chiffre d’affaires des trois derniers exercices (article 38).

Une entreprise de moins de trois ans peut-elle répondre ?

Oui. En effet, le décret prévoit des preuves adaptées pour les entreprises créées depuis moins de trois ans. Elles fournissent les CV de leurs cadres, leurs équipements, leur calendrier et leurs méthodes (article 37). Sur le plan financier, elles remettent un plan d’affaires sur trois ans, un état prévisionnel de trésorerie sur 24 mois et un document bancaire sur leur financement (article 38).

Les cas où vous ne pouvez pas soumissionner

L’article 36 du décret exclut notamment les entreprises :

• qui ne paient pas leurs impôts, taxes et cotisations sociales, ou ne peuvent pas prouver qu’elles sont en règle ;
• en redressement judiciaire sans autorisation de poursuivre, en liquidation ou dont le dirigeant est en faillite personnelle ;
• liées au consultant qui a préparé le dossier d’appel d’offres ;
• dont un marché avec le même acheteur a été résilié pour défaillance dans les deux dernières années ;
• exclues des marchés publics par l’ARCOP, un juge ou un bailleur de fonds.

Les attestations fiscale et sociale : au moment de l’approbation

Bonne nouvelle pour votre trésorerie : le décret n’exige les pièces fiscale et sociale qu’au moment de l’approbation du marché. Attention toutefois au délai : vous avez 15 jours après la notification de l’attribution pour les remettre, sinon l’acheteur vous retire le marché (article 36). Préparez-les donc avant même de connaître le résultat.

Ce que dit le décret :
« Les pièces fiscale et sociale ne sont exigibles que pour les formalités d’approbation du marché. Leur non-production dans un délai de quinze jours (15) à compter de la date de notification de l’attribution, entraîne le retrait du marché en vue d’une réattribution. »
Source : Article 36, décret n° 2022-080/PR portant code des marchés publics

En pratique, il s’agit surtout de :

• L’attestation de régularité fiscale de l’OTR. Elle reste valable trois mois, sans dépasser l’année civile, et la loi impose aux acheteurs publics de l’exiger de tout soumissionnaire (article 10 du livre des procédures fiscales). Il vous faut d’abord un NIF et des déclarations à jour : voir notre guide des impôts de l’entreprise au Togo. Prix, pièces et démarche à l’OTR : lisez notre guide du quitus fiscal et de l’attestation de régularité fiscale.
• Le quitus social : il prouve que votre entreprise et votre personnel sont affiliés à la sécurité sociale et à l’assurance maladie obligatoire (article 20 du décret n° 2023-099/PR). Ce décret vise « tout soumissionnaire » : si le dossier le demande dès le dépôt, joignez-le. Pour la CNSS, lisez notre article sur l’immatriculation CNSS.
• Vos documents d’entreprise (RCCM, statuts, pouvoirs du signataire), selon le dossier. Notre article sur la conformité de l’entreprise les récapitule.

États financiers et pièces exactes

Vos états financiers sont demandés ? Déposez-les à temps au guichet unique de l’administration fiscale : la loi oblige les autorités contractantes à en demander copie directement à l’OTR (article 17 du livre des procédures fiscales).

Seul, en groupement ou avec un sous-traitant

Plusieurs entreprises peuvent répondre ensemble, en groupement solidaire ou conjoint, avec un mandataire commun (article 40 du décret). Cependant, une même entreprise ne peut pas déposer plusieurs offres pour le même lot, seule et en groupement. Vous pouvez aussi sous-traiter jusqu’à 40 % du marché, avec l’accord préalable de l’acheteur (article 41). Déclarez alors le sous-traitant et le montant prévu dès votre offre (article 23 de la loi).

Monter votre offre : enveloppes, caution de soumission et prix

Deux enveloppes dans une enveloppe

Pour un dépôt sur papier, le décret impose une grande enveloppe fermée et anonyme, qui porte la mention « Appel d’offres n° … Offre à n’ouvrir qu’en séance d’ouverture » (article 82). Elle contient deux enveloppes à votre nom :

• l’offre technique, avec toutes les pièces justificatives demandées ;
• l’offre financière, avec la soumission et tous les éléments chiffrés.

Pour un dépôt électronique, suivez les consignes du dossier et envoyez aussi une copie de sauvegarde sur papier (article 82). Enfin, déposez votre offre avant l’heure limite : une offre en retard est irrecevable (article 83). Gardez votre récépissé de dépôt.

La caution de soumission : 1 à 3 % du montant estimé

Souvent, le dossier exige une garantie de soumission. Son montant se situe entre 1 et 3 % du montant prévisionnel du marché (article 110 du décret). Elle doit rester valable 28 jours après la fin de validité des offres. Par exemple, pour un marché estimé à 20 000 000 F, prévoyez une caution de 200 000 à 600 000 F.

Ce que dit le décret :
« Lorsque requise par l’autorité contractante, les candidats sont tenus de fournir une garantie de soumission dont le montant est fixé dans les dossiers d’appel à la concurrence. Le montant doit être compris entre 1 et 3 % du montant prévisionnel du marché. »
Source : Article 110, décret n° 2022-080/PR portant code des marchés publics

Une banque, une compagnie d’assurance, un organisme de cautionnement ou une institution de microfinance agréée peut l’émettre, sous forme de garantie à première demande (article 115). Si vous perdez, l’acheteur vous la rend dès la fin du délai de recours (article 110).

Pour les demandes de cotation et de renseignement de prix, aucune caution n’est exigée. Les prestations intellectuelles en sont aussi dispensées. Le dossier peut toutefois vous demander une simple « déclaration de garantie ». Attention : si vous ne la respectez pas, l’ARCOP peut vous suspendre des marchés publics pendant deux ans (article 110).

Un prix juste, pas un prix cassé

Attention, un prix trop bas peut se retourner contre vous. Si votre offre paraît anormalement basse, l’acheteur vous demande de la justifier, et vous avez trois jours ouvrables pour répondre (article 90 du décret). Préparez donc vos sous-détails de prix et vos marges. Sans justification convaincante, il rejette l’offre.

Marchés publics Togo : ouverture des plis, évaluation et préférences

L’ouverture des offres est publique. Vous ou votre représentant pouvez y assister. La commission lit à haute voix le nom de chaque candidat, le montant de son offre, ses rabais, son délai et la présence de sa caution (article 84 du décret). Ensuite, chaque soumissionnaire reçoit le procès-verbal. À ce stade, la commission ne rejette aucune offre, sauf celles arrivées en retard.

Puis vient l’évaluation. La commission vérifie que votre offre contient les pièces exigées et respecte le cahier des charges. Elle ne peut pas négocier avec vous ni vous laisser modifier votre prix (article 87). En revanche, elle peut vous demander une précision par écrit : répondez sous trois jours ouvrables. Elle propose ensuite un attributaire dans les 14 jours suivant l’ouverture.

Les marges de préférence pour les entreprises locales

Le décret donne un avantage chiffré à certaines offres conformes. Concrètement, l’acheteur compare les prix comme si votre offre était moins chère d’un certain pourcentage :

Par ailleurs, la loi oblige les acheteurs à réserver une part de leurs marchés aux entreprises de jeunes, de femmes et de personnes handicapées togolais. Elle permet aussi d’en réserver aux petites entreprises, aux artisans et aux coopératives (article 17 de la loi). Pour les marchés réservés aux jeunes et aux femmes, la loi de finances 2026 allège même l’enregistrement : sur demande, un acompte de 5 000 F suffit au dépôt, et le reste des droits se retient sur l’avance ou le premier acompte (article 19).

Après l’attribution : recours, signature, frais et paiement

D’abord, l’acheteur transmet le procès-verbal d’attribution à tous les soumissionnaires. Il notifie le gagnant et publie un avis d’attribution provisoire (article 95 du décret). Si vous perdez, il vous indique par écrit les motifs du rejet, le montant du marché et le nom du gagnant. Vous pouvez demander une copie du procès-verbal, remise sous cinq jours ouvrables.

Contester : des délais très courts

L’acheteur attend sept jours avant de signer le marché, pour laisser place aux recours (article 95). Passé ce délai, vous ne pouvez plus agir. Le recours commence par une requête à la personne responsable des marchés, par lettre recommandée ou par voie électronique, avec un timbre fiscal et une copie à l’ARCOP (article 35 de la loi). Il suspend la procédure.

Ce que dit la loi :
« Le recours d’un soumissionnaire contre les résultats de l’évaluation des offres ou propositions est exercé dans un délai de sept (7) jours calendaires à compter de la date de notification desdits résultats. »
Source : Article 37, loi n° 2021-033 du 31 décembre 2021 relative aux marchés publics

Autrement dit, ces délais se comptent en jours. Un recours se prépare donc avant même les résultats, avec un avocat si l’enjeu le justifie. La forme de la requête, les frais et la procédure devant l’ARCOP sont détaillés dans notre guide ARCOP Togo : rôle, recours et attestation de redevance.

Signer, faire enregistrer, payer la redevance

Si vous gagnez, vous avez quatre jours calendaires pour signer le projet de marché (article 97 du décret). Ensuite, l’autorité compétente l’approuve. Elle ne peut refuser que faute de crédits, et un marché non approuvé est nul (article 98). Vous recevez enfin le marché approuvé : c’est la notification, qui marque son entrée en vigueur (articles 99 et 100).

Avant de commencer, prévoyez trois dépenses :

• La garantie de bonne exécution : 5 % du montant du marché, à constituer dans les 20 jours suivant la notification et avant le premier paiement (article 111 du décret).
• Les droits d’enregistrement : 1,5 % du prix hors TVA pour un marché de travaux ou de services, à votre charge (article 412 du code général des impôts). Le Trésor ne paie rien tant que le marché n’est pas enregistré (article 413).
• La redevance de régulation : 1 % du montant hors taxes, due à l’ARCOP pour les marchés d’au moins 10 000 000 F toutes taxes comprises (articles 2 et 3 du décret n° 2022-092/PR).

Pour un marché de travaux de 20 000 000 F hors taxes, comptez donc environ 1 000 000 F de garantie de bonne exécution, 300 000 F de droits d’enregistrement et 200 000 F de redevance. Le cahier des charges précise la base exacte de la garantie.

Être payé : avance, délai de 45 jours, intérêts

Le marché peut prévoir une avance de démarrage, en échange d’une garantie qui couvre toute l’avance (articles 112 et 139 du décret). Elle ne peut pas dépasser 20 % du montant pour les travaux et les prestations intellectuelles, ni 30 % pour les fournitures et les autres services. L’acheteur la récupère ensuite sur vos factures.

Ensuite, l’acheteur doit payer vos acomptes et le solde dans les 45 jours calendaires suivant le dépôt d’une facture conforme (article 145). En cas de retard, des intérêts moratoires courent de plein droit, sans démarche de votre part, au taux d’intérêt légal (article 146). Ce taux vaut 5,3637 % pour 2026. Vous pouvez aussi céder ou nantir votre créance auprès d’une banque de l’UEMOA pour obtenir un financement (article 33 de la loi).

À l’inverse, votre retard vous coûte. Les pénalités vont de 1/5000e à 1/2000e du montant toutes taxes comprises par jour de retard, selon le cahier des charges (article 147). Sur un marché de 23 600 000 F toutes taxes comprises, cela représente entre 4 720 F et 11 800 F par jour. Au-delà de 10 % du montant du marché en pénalités cumulées, l’acheteur peut résilier (article 148). Par ailleurs, si le marché prévoit un délai de garantie, l’acheteur peut retenir 5 % de chaque paiement jusqu’à sa fin (article 113). Pour une facture impayée hors marché public, voyez notre guide du recouvrement au Togo.

Besoin d’aide pour votre dossier de soumission ?

Les réponses de ce guide restent gratuites, comme votre première question par WhatsApp. Si vous préparez une offre, nous proposons aussi un accompagnement « Dossier de soumission prêt ». Nous lisons le dossier d’appel d’offres, nous listons les pièces exigées et ce qui vous manque, puis nous vérifions votre dossier administratif avant la date limite. Demandez un devis si vous voulez cet accompagnement.

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FAQ : questions fréquentes sur les marchés publics au Togo

Ce qu’il faut retenir sur les marchés publics au Togo

• Lisez les plans de passation publiés en début d’année et inscrivez-vous aux répertoires de prestataires.
• Comptez au moins 30 jours pour préparer un appel d’offres national, et posez vos questions 10 jours ouvrables avant la date limite.
• Prévoyez une caution de soumission de 1 à 3 %, puis, si vous gagnez, 5 % de garantie de bonne exécution, 1,5 % d’enregistrement et 1 % de redevance.
• Gardez vos attestations fiscale et sociale prêtes : vous n’aurez que 15 jours après l’attribution.
• Pour contester, vous avez sept jours après les résultats, et pas un de plus.
• L’acheteur public doit vous payer sous 45 jours après une facture conforme, sinon les intérêts courent.

Les marchés publics au Togo restent ouverts aux petites entreprises, à condition de s’y préparer. Constituez dès maintenant un dossier administratif à jour, suivez les plans de passation de vos acheteurs et calculez ce que vous devrez avancer avant de répondre.

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